档案信息数据库是在计算机存储设备上合理存放的、可以共享的、具有共同存取方式和一定组织方式的、相互关联的档案信息数据的集合。“相互关联” 、“共同存取方式和一定组织方式”、“共享”是档案信息数据库本质的三个要素。数据库中储存的是一系列相互关联的档案信息数据，而不是杂乱无章的数据。这些数据包括档案题名、责任者、分类号、主题词、内容摘要等，还包括全文、图像、声音、影像等。这些相互关联的数据是经过调查、试验、统计、整理和归纳后得到的，并经合理分类和规范化处理之后，大学档案室防潮，以记录的形式存储。
档案信息一般用纸质文档存储在档案室里面，查找检索起来非常费时，存储档案空间又大，维护起来也不方便。备份档案需要大量的人力物力，人工处理更不---。 档案信息数字化就是把纸质文档通过扫描、录入信息到计算机数据库中，市档案室防潮，以计算机存储档案信息。
数字化的好处是：检索快捷方便、容易实时同步备份、存储空间小，维护方便、安全。
电子文件档案管理工作当中，归档时间可以是文件办理结案后，档案室防潮，也可以是在阶段性工作周期当中定时归档，在各级部门的电子文件档案形成后，通过网络传输给档案管理部门，并用电子数码签名封签，由档案管理工作人员接收并登记，按照事由原则给出档案分类号，设定访问---级别，进而实现用户的随时调取和访问。
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